1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die
Aachener Gesellschaft für Innovationen und Technologietransfer mbH (AGIT)
Forckenbeckstraße 66
52074 Aachen

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Officeflächen, Coworking-Spaces, Meeting- und Veranstaltungsflächen sowie der Inanspruchnahme der damit verbundenen Dienste durch die AGIT. Hierzu gehören insbesondere die Bereitstellung von WLAN-Zugängen, Buchungssysteme und Zutrittsmedien.
 

2. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Die AGIT verarbeitet personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung: Buchung und Nutzung von Flächen, Abrechnung der erbrachten Leistungen und der Geltendmachung/Verteidigung von Ansprüchen;
• Zugangskontrolle und IT-/Betriebssicherheit: Gewährung und Überwachung von Zutrittsberechtigungen, Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs der IT-Systeme, einschließlich WLAN-Betriebs und Missbrauchsprävention;
• Durchsetzung der Hausordnung: Überwachung der Einhaltung der Hausordnung, insbesondere bei Verstößen gegen Nutzungsregelungen (z. B. durch Foto-/Filmaufnahmen ohne Zustimmung);

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung von Verträgen und vorvertragliche Maßnahmen);
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen der AGIT an der Sicherheit des Betriebs, der Funktionsfähigkeit der bereitgestellten Systeme sowie der Durchsetzung von Hausordnungsregelungen und Rechtsansprüchen).

3. Datenkategorien und Datenquellen
Im Rahmen der oben genannten Zwecke verarbeitet die AGIT insbesondere folgende Datenkategorien:

• Buchungs- und Registrierungsdaten: Identifikationsdaten (Name, Anschrift), Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Vertragsdaten, Abrechnungsdaten;
• Zutrittsmedien- und Zugangsverwaltungsdaten: personalisierte Zugangskarten, Zugangs-Codes, Verlustmeldungen, Protokolldaten zu Zutrittsvorgängen;
• Nutzungs- und technische Protokolldaten: Protokolldaten aus den von der AGIT bereitgestellten IT-Systemen, insbesondere IP-Verbindungsdaten im Rahmen des WLAN-Betriebs, Zeitstempel, verwendete Endgeräte, IP/MAC

Die Daten werden primär direkt bei der betroffenen Person (z. B. im Rahmen der Buchung, Registrierung oder Nutzung) erhoben. Ergänzend können technische Protokolldaten automatisiert durch die eingesetzten IT-Systeme generiert werden.

4. WLAN-Nutzung, Protokollierung und Sicherheit
Die AGIT stellt Nutzern einen WLAN-Zugang zur Mitbenutzung bereit. Die Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit des WLAN werden nicht garantiert. Die AGIT behält sich vor, Zugangs-Codes zu ändern, den Zugriff auf bestimmte Seiten oder Services zu beschränken oder den WLAN-Zugang ganz oder teilweise einzustellen.
Zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und zur Missbrauchsprävention können Nutzungsaktivitäten im gesetzlich zulässigen Umfang protokolliert werden. Dies umfasst insbesondere die Speicherung von IP-Verbindungsdaten und anderen technischen Verbindungsdaten. Eine Auswertung dieser Protokolldaten erfolgt nur bei konkretem Verdacht auf Rechtsverletzungen, Sicherheitsvorfälle oder sonstigen missbräuchlichen Nutzungen.
Die Nutzung des WLAN erfolgt auf eigenes Risiko der Nutzer. Die AGIT empfiehlt Nutzern, eigene technische Schutzmaßnahmen zu ergreifen, insbesondere die Nutzung von VPN-Verbindungen, Verschlüsselungstechnologien und aktuellen Sicherheitssoftware.

5. Foto- und Filmaufnahmen

Foto- und Filmaufnahmen innerhalb der von der AGIT bereitgestellten Räumlichkeiten bedürfen der vorherigen Zustimmung der AGIT. Die Abbildung anderer Personen ist nur mit deren ausdrücklicher Einwilligung zulässig. Dies gilt insbesondere für Aufnahmen, die in offenen Arbeitsumgebungen oder Gemeinschaftsbereichen erstellt werden.

6. Datensicherheit und Verhaltensregeln

Die AGIT setzt technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, um ein angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten und die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu schützen.

Die Hausordnung der AGIT enthält eine Clean-Desk-Policy. Nutzer werden verpflichtet, Arbeitsplätze nach Nutzungsende zu räumen und vertrauliche Unterlagen in den zur Verfügung gestellten Spinden zu verwahren.

Zur IT-Sicherheit sind unzulässige Nutzungen untersagt. Hierzu zählen insbesondere Rechtsverletzungen, die Beeinträchtigung des Betriebs der IT-Systeme, die Verbreitung von Schadsoftware sowie der unbefugte Zugriff auf fremde Daten oder Systeme.

Für Nutzer offener Arbeitsumgebungen empfiehlt die AGIT folgende Praxisempfehlungen:

• Verwendung von Sichtschutzfolien an Bildschirmen;
• sichere Entsorgung von Dokumenten (z. B. durch Pull-Printing oder Aktenvernichtung);
• Verschlüsselung sensibler Daten und Verbindungen.

8. Empfänger und Übermittlungen an Dritte
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist und gesetzliche Bestimmungen dies zulassen. Zu den Empfängern können gehören:

• interne Stellen der AGIT, die zur Erfüllung der vertraglichen oder betrieblichen Zwecke auf die Daten angewiesen sind;
• IT- und Netzwerkdienstleister sowie Gebäudedienstleister, die im Auftrag der AGIT tätig werden (Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO);
• Zahlungsdienstleister zur Abwicklung von Zahlungsvorgängen;
• Behörden, Gerichte oder sonstige öffentliche Stellen, sofern die AGIT aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder gerichtlicher Anordnungen zur Herausgabe der Daten verpflichtet ist.
  
  Bei jeder Übermittlung wird die Vertraulichkeit der Daten gewährleistet und ein angemessenes Schutzniveau sichergestellt

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald der Zweck ihrer Speicherung entfallen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (z. B. nach steuer- oder handelsrechtlichen Vorschriften), werden die Daten bis zum Ablauf der jeweiligen Frist gespeichert und anschließend gelöscht.

10. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben das Recht, von der AGIT Auskunft über die bezüglich ihrer Person verarbeiteten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO). Ferner stehen ihnen folgende Rechte zu:

• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung ihrer personenbezogenen Daten, sofern einer der Gründe des Art. 17 DSGVO zutrifft;
• Einschränkung der Verarbeitung, sofern eine der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO erfüllt ist;
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen die Verarbeitung, sofern diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht und Widerspruchsgründe vorliegen (Art. 21 DSGVO).
  
  Die Ausübung dieser Rechte kann unentgeltlich erfolgen und ist an die unter Ziffer 1 genannte Kontaktdaten der AGIT zu richten. Betroffene haben zudem das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz Beschwerde einzureichen (Art. 77 DSGVO).

11. Pflicht zur Bereitstellung und Folgen der Nichtbereitstellung

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist der Vertragsschluss/– durchführung erforderlich. Ohne diese Daten ist eine Nutzung der Spaces/Dienste nicht möglich (Art. 13 Abs. 2 Buchst. e DSGVO).

12. Bonitätsprüfung

Zur Wahrung berechtigter Interessen (Zahlungsausfall-/Betrugsprävention) können wir vor Vertragsschluss und während der Vertragslaufzeit Bonitätsauskünfte bei befugten Auskunfteien einholen und Identitätsabgleiche durchführen, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen entgegenstehen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Das berechtigte Interesse von AGIT besteht insbesondere in der Vermeidung von Zahlungsausfällen, der Betrugsprävention sowie der ordnungsgemäßen Anbahnung und Abwicklung vertraglicher Leistungen. Eine Übermittlung eigener Forderungsdaten erfolgt – sofern überhaupt – nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen. Details entnehmen Sie den ergänzenden Hinweisen (Art. 13, 14, 21 DSGVO). Im Rahmen der Bonitätsprüfung übermittelt AGIT ausschließlich die hierfür erforderlichen Daten (insbesondere Identifikations‑ und Stammdaten wie Name/Firma, Anschrift, Kontaktdaten; Vertrags‑ und Zahlungsinformationen; Angaben zu offenen, unbestrittenen und fälligen Forderungen sowie zum Zahlungsverhalten nach Fälligkeit und ordnungsgemäßer Mahnung). Die von Auskunfteien bereitgestellten Auskünfte können Wahrscheinlichkeitswerte (Score‑Werte) enthalten, die auf anerkannten, transparenten mathematisch‑statistischen Verfahren beruhen; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.